Met de apps Google Drive, OneDrive / SharePoint en Dropbox voegt u bestanden uit uw cloudopslag direct toe aan taken, opmerkingen en documenten. Uw klanten zien echte miniaturen, openen de bestanden in FeatValue en reageren daar, zonder account bij de aanbieder.
Waarvoor cloudopslag dient
Bureaus bewaren ontwerpen, offertes en presentaties in Google Drive, OneDrive, SharePoint of Dropbox. In plaats van bestanden te downloaden en opnieuw naar FeatValue te uploaden, verwijst u direct naar het bestand in uw cloudopslag:
- U voegt bestanden uit de cloudopslag toe aan taken, opmerkingen en Documenten via de bestandskiezer van de aanbieder.
- Toegevoegde bestanden tonen de miniatuur van de aanbieder.
- Met één klik opent het bestand in de FeatValue-viewer met de opmerkingenbalk ernaast, net als bij geüploade bestanden.
- Bij OneDrive / SharePoint en Dropbox koppelt u hele mappen onder Documenten aan een cloudmap en deelt u ze zo met uw klanten.
Een overzicht met voorbeelden staat op de pagina's over Google Drive, OneDrive en SharePoint en Dropbox.
Vereisten
- een FeatValue-account van uw bureau met minstens één klant en project (zie Projecten aanmaken)
- een account bij Google, Microsoft (persoonlijk of zakelijk) of Dropbox met toegang tot de bestanden die u uw klanten wilt laten zien
- Uw klanten hebben geen account bij de aanbieder en geen deelinstellingen op het bestand nodig.
Waar u het vindt
Elke aanbieder is een aparte app onder Apps in de linker zijbalk (zie Apps koppelen). Na de installatie verschijnen de pictogrammen van de aanbieders in het uploadgebied van taken, opmerkingen en Documenten. Is een app nog niet geïnstalleerd, dan stelt FeatValue de installatie daar direct voor.
Zo werkt het
-
App installeren
Open Apps, kies Google Drive, OneDrive / SharePoint of Dropbox en klik op Installeren. De app is daarna beschikbaar voor uw hele bureau.
-
Eigen account verbinden
Klik op het pictogram van de aanbieder in het uploadgebied. De eerste keer meldt u zich aan bij de aanbieder en staat u de toegang toe. De verbinding is alleen van u: iedereen verbindt zijn eigen account en uw collega's zien uw verbinding niet.
-
Bestand toevoegen
De bestandskiezer van de aanbieder opent. Kies een of meer bestanden. FeatValue voegt ze met een miniatuur toe aan de taak, de opmerking of de map onder Documenten.
-
Bekijken en reageren
Een klik op het bestand opent het in de FeatValue-viewer. De opmerkingenbalk staat rechts (zie
Bestandsreacties). Via de link onderaan de viewer opent u het bestand direct bij de aanbieder.
Wijzigt uw team een bestand bij de aanbieder, dan ziet uw klant de actuele stand de volgende keer dat hij het in FeatValue opent. U hoeft het bestand niet opnieuw toe te voegen.
Welke bestanden FeatValue toont
| Aanbieder |
In de FeatValue-viewer |
| Google Drive |
pdf-bestanden en afbeeldingen; Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen als pdf-weergave |
| OneDrive / SharePoint |
pdf-bestanden en afbeeldingen; Word, Excel en PowerPoint (ook OpenDocument en CSV) als pdf-weergave |
| Dropbox |
pdf-bestanden en afbeeldingen |
Andere bestandstypen verschijnen met een miniatuur en een link naar de aanbieder. FeatValue toont bestanden alleen, bewerken doet u verder bij de aanbieder.
Cloudmappen koppelen
Bij OneDrive / SharePoint en Dropbox koppelt u een map onder Documenten aan een map bij de aanbieder. Voor Google Drive is dit nog niet beschikbaar.
-
Map koppelen
Open de map onder Documenten en kies Koppelen aan cloudmap. Klik naast de aanbieder op Account kiezen, kies een verbonden account of verbind een nieuw account, navigeer naar de gewenste map en klik op Koppelen.
-
Inhoud delen
De bestanden van de cloudmap verschijnen in de FeatValue-map en zijn zichtbaar voor iedereen met toegang tot die map, ook voor uw klanten (zie
Mappen en links).
-
Synchroniseren
FeatValue synchroniseert de map regelmatig. Nu vernieuwen haalt nieuwe bestanden meteen op. Ontkoppelen verwijdert de verwijzingen uit FeatValue, de bestanden bij de aanbieder blijven ongewijzigd.
Privacy en rechten
- FeatValue slaat alleen een verwijzing naar het bestand en de miniatuur op, niet het bestand zelf.
- FeatValue laadt de inhoud indien nodig via de verbinding van de persoon die het bestand heeft toegevoegd. Uw klanten hebben geen eigen toegang nodig.
- Beheerders van uw bureau kunnen een werkaccount (Microsoft 365 of een Dropbox-team) met iedereen in uw bedrijf delen: in het dialoogvenster Koppelen aan cloudmap onder Account kiezen met Delen met het hele bedrijf. Persoonlijke accounts kunnen niet worden gedeeld.
- In hetzelfde dialoogvenster beëindigt Verbinding verbreken een van uw eigen verbindingen. Toegevoegde bestanden tonen dan alleen nog hun miniatuur en gekoppelde mappen tonen geen inhoud.
Net als alle integraties onder Apps zijn de cloudopslag-apps in alle abonnementen inbegrepen.
Problemen oplossen
Het bestand toont alleen een miniatuur en opent niet
Het account waarmee het bestand is toegevoegd, is niet meer verbonden of heeft geen toegang meer tot het bestand. De persoon die het bestand heeft toegevoegd, verbindt zijn account opnieuw. U kunt het bestand ook nog eens vanuit uw eigen account toevoegen.
Microsoft vraagt om goedkeuring door een beheerder
Sommige Microsoft 365-organisaties laten hun gebruikers niet zelf toestemming geven voor apps. Een beheerder van die organisatie keurt FeatValue dan eenmalig goed. Daarna werkt de verbinding voor iedereen daar.
Het aanmeldvenster opent niet
Uw browser heeft het venster geblokkeerd. Sta pop-ups voor FeatValue toe en klik opnieuw op het pictogram.
Een gekoppelde map toont nog geen nieuwe bestanden
Klik op Nu vernieuwen. Meldt een hint dat de map niet kon worden gesynchroniseerd, controleer dan of het account waarmee de map is gekoppeld nog verbonden is. De hint bij de map noemt de aanbieder en de persoon.