Mit den Apps Google Drive, OneDrive / SharePoint und Dropbox fügen Sie Dateien aus Ihrem Cloud-Speicher direkt in Aufgaben, Kommentare und Dokumente ein. Ihre Kunden sehen echte Vorschaubilder, öffnen die Dateien in FeatValue und kommentieren sie dort, ohne Konto beim Anbieter.
Wofür der Cloud-Speicher da ist
Agenturen legen Entwürfe, Angebote und Präsentationen in Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox ab. Statt Dateien herunterzuladen und in FeatValue erneut hochzuladen, verweisen Sie direkt auf die Datei im Cloud-Speicher:
- Dateien aus dem Cloud-Speicher fügen Sie über die Dateiauswahl des Anbieters in Aufgaben, Kommentare und unter Dokumente ein.
- Eingefügte Dateien zeigen das Vorschaubild des Anbieters.
- Ein Klick öffnet die Datei in der Ansicht von FeatValue mit der Kommentarleiste daneben, wie bei hochgeladenen Dateien.
- Bei OneDrive / SharePoint und Dropbox verknüpfen Sie ganze Ordner unter Dokumente mit einem Cloud-Ordner und teilen sie so mit Ihren Kunden.
Einen Überblick mit Beispielen zeigen die Seiten zu Google Drive, OneDrive und SharePoint und Dropbox.
Voraussetzungen
- ein FeatValue-Konto Ihrer Agentur mit mindestens einem Kunden und Projekt (siehe Projekte anlegen)
- ein Konto bei Google, Microsoft (privat oder geschäftlich) oder Dropbox mit Zugriff auf die Dateien, die Sie Ihren Kunden zeigen möchten
- Ihre Kunden brauchen kein Konto beim Anbieter und keine Freigabe der Datei.
Wo Sie es finden
Jeder Anbieter ist eine eigene App unter Apps in der linken Sidebar (siehe Apps verbinden). Nach der Installation erscheinen die Symbole der Anbieter im Upload-Bereich von Aufgaben, Kommentaren und Dokumente. Ist eine App noch nicht installiert, schlägt FeatValue sie dort zur Installation vor.
So funktioniert es
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App installieren
Öffnen Sie Apps, wählen Sie Google Drive, OneDrive / SharePoint oder Dropbox und klicken Sie auf Installieren. Die App steht danach in Ihrer ganzen Agentur zur Verfügung.
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Eigenes Konto verbinden
Klicken Sie im Upload-Bereich auf das Symbol des Anbieters. Beim ersten Mal melden Sie sich beim Anbieter an und erlauben den Zugriff. Die Verbindung gilt nur für Sie: Jede Person verbindet ihr eigenes Konto, Kolleginnen und Kollegen sehen Ihre Verbindung nicht.
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Datei einfügen
Die Dateiauswahl des Anbieters öffnet sich. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus. FeatValue fügt sie mit Vorschaubild in die Aufgabe, den Kommentar oder den Ordner unter Dokumente ein.
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Ansehen und kommentieren
Ein Klick auf die Datei öffnet sie in der Ansicht von FeatValue. Rechts daneben steht die Kommentarleiste (siehe
Dateikommentare). Über den Link unten in der Ansicht öffnen Sie die Datei direkt beim Anbieter.
Ändert Ihr Team eine Datei beim Anbieter, sieht Ihr Kunde beim nächsten Öffnen in FeatValue den aktuellen Stand. Sie müssen die Datei nicht erneut einfügen.
Welche Dateien FeatValue anzeigt
| Anbieter |
In der Ansicht von FeatValue |
| Google Drive |
PDFs und Bilder; Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen als PDF-Ansicht |
| OneDrive / SharePoint |
PDFs und Bilder; Word, Excel und PowerPoint (auch OpenDocument und CSV) als PDF-Ansicht |
| Dropbox |
PDFs und Bilder |
Andere Dateitypen erscheinen mit Vorschaubild und Link zum Anbieter. FeatValue zeigt Dateien nur an, bearbeitet werden sie weiterhin beim Anbieter.
Cloud-Ordner verknüpfen
Bei OneDrive / SharePoint und Dropbox verknüpfen Sie einen Ordner unter Dokumente mit einem Ordner beim Anbieter. Für Google Drive ist das noch nicht verfügbar.
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Ordner verknüpfen
Öffnen Sie den Ordner unter Dokumente und wählen Sie Mit Cloud-Ordner verknüpfen. Klicken Sie beim Anbieter auf Konto wählen, wählen Sie ein verbundenes Konto oder verbinden Sie ein neues, navigieren Sie zum gewünschten Ordner und klicken Sie auf Verknüpfen.
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Inhalt teilen
Die Dateien des Cloud-Ordners erscheinen im FeatValue-Ordner und sind für alle sichtbar, die Zugriff auf diesen Ordner haben, also auch für Ihre Kunden (siehe
Ordner und Links).
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Abgleich
FeatValue gleicht den Ordner regelmäßig ab. Jetzt aktualisieren holt neue Dateien sofort. Verknüpfung lösen entfernt die Verweise aus FeatValue, die Dateien beim Anbieter bleiben unverändert.
Datenschutz und Berechtigungen
- FeatValue speichert nur einen Verweis auf die Datei und das Vorschaubild, nicht die Datei selbst.
- Den Inhalt lädt FeatValue bei Bedarf über die Verbindung der Person, die die Datei eingefügt hat. Ihre Kunden brauchen dafür keinen eigenen Zugang.
- Admins Ihrer Agentur können ein Geschäftskonto (Microsoft 365 oder ein Dropbox-Team) für alle Personen Ihres Unternehmens freigeben: im Dialog Mit Cloud-Ordner verknüpfen unter Konto wählen mit Für das ganze Unternehmen freigeben. Private Konten lassen sich nicht freigeben.
- Im selben Dialog beenden Sie mit Verbindung trennen eine eigene Verbindung. Eingefügte Dateien zeigen danach nur noch das Vorschaubild, verknüpfte Ordner keine Inhalte mehr.
Wie alle Integrationen unter Apps sind die Cloud-Speicher-Apps in allen Tarifen enthalten.
Fehlerbehebung
Die Datei zeigt nur ein Vorschaubild und lässt sich nicht öffnen
Das Konto, aus dem die Datei eingefügt wurde, ist nicht mehr verbunden, oder es hat keinen Zugriff mehr auf die Datei. Die Person, die die Datei eingefügt hat, verbindet ihr Konto erneut. Alternativ fügen Sie die Datei über Ihr eigenes Konto noch einmal ein.
Microsoft verlangt die Zustimmung eines Administrators
Manche Microsoft-365-Organisationen erlauben ihren Nutzern nicht, selbst Apps zuzustimmen. Dann muss ein Administrator dieser Organisation FeatValue einmal zustimmen. Danach funktioniert die Verbindung für alle Personen dort.
Das Fenster zur Anmeldung öffnet sich nicht
Ihr Browser hat das Fenster blockiert. Erlauben Sie Pop-ups für FeatValue und klicken Sie erneut auf das Symbol.
Ein verknüpfter Ordner zeigt neue Dateien noch nicht
Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Erscheint ein Hinweis, dass der Ordner nicht abgeglichen werden konnte, prüfen Sie, ob das Konto, über das der Ordner verknüpft ist, noch verbunden ist. Der Hinweis am Ordner nennt Anbieter und Person.